TRACER
DAN OUTGUIDE REKAM MEDIS, SAMA ATAU
BEDA
Tracer
dan outguide adalah istilah yang tidak asing lagi dan sering digunakan dalam
pekerjaan perekam medis, khususnya di bagian filing. Sedangkan Filing
adalah tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Rekam Medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Kumpulan
lembar-lembar rekam medis pasien yang disatukan dalam folder sering disebut
dokumen rekam medis.
Dokumen
rekam medis yang telah tersimpan di filing tidak boleh sembarangan keluar atau
dipinjam, harus ada prosedur peminjaman dan pengembalian (retrieval) dokumen. Petugas filing menggunakan alat retrieval dengan tracer atau outguide.
Sebenarnya
apakah perbedaan antara tracer dan outguide dan bagimana penggunaannya
dalam rekam medis.
ASAL KATA DAN
PENGGUNAAN KATA TRACER DAN OUTGUIDE
Tracer adalah bahasa
inggris yang pertama kali dituturkan di Inggris pada abad pertengahan awal dan
saat ini merupakan bahasa yang paling umum digunakan di seluruh dunia. Tracer
berasal dari bahasa Inggris (noun)
yang berarti seorang investigator yang bekerja untuk mencari orang atau barang
yang hilang, atau pengusutan (for a
missing person, letter). Contoh penggunaan tracer dalam dunia pendidikan adalah tracer study yaitu pelacakan alumni suatu institusi pendidikan
untuk mendapatkan umpan balik lulusan. Penggunaan istilah tracer dalam rekam medis adalah alat yang digunakan untuk
menelusuri keberadaan rekam medis, hal ini dilakukan karena rekam medis bisa
berpindah-pindah tempat untuk kepentingan pelayanan medis, riset, maupun audit
medis.
Outguide dari bahasa
Inggris yaitu guide yang artinya petunjuk/pemandu.
Outguide berarti alat petunjuk keluar
suatu barang. Penggunaan istilah outguide
dalam rekam medis adalah alat petunjuk bagi dokumen rekam medis yang keluar
dari filing.
APAKAH TRACER DAN OUTGUIDE SAMA?
OUTGUIDE
Dalam
Health
Information Management (Huffman, 1994) tidak ditemukan istilah tracer tetapi ada penyebutan outguide. Outguide adalah alat
untuk mengontrol penggunaan rekam medis. Outguide digunakan untuk mengganti rekam medis yang telah
dikeluarkan dari file. Guide ini
tetap berada di dalam arsip sampai catatan yang dipinjam telah dikembalikan dan
diarsipkan kembali. Bentuk outguide
berupa folder atau kartu sign-out
dengan kantong untuk menyimpan requisition
slip (kartu permintaan rekam medis). Penggunaan outguide bewarna yang kontras dengan dokumen rekam medis untuk membantu
petugas dalam menemukan lokasi yang tepat untuk pengarsipan catatan kembali.
Karena outguide akan digunakan
berulangi-kali, konstruksinya yang kuat. Berikut bentuk requisition slip dan outguide.
Requisition slip adalah formulir
permintaan rekam medis yang terdiri dari tiga rangkap. Informasi minimum yang
harus ada pada slip ini adalah nama dan nomor catatan medis pasien, unit yang
meminjam atau orang yang meminta rekam medis, dan tanggal peminjaman. Kopi
pertama dari tiga kopi requisition
dilekatkan pada catatan medis ketika dikeluarkan dari arsip. Kopi ini berfungsi
untuk menentukan kemana catatan akan dibawa (routing slip). Kopi kedua berfungsi untuk tanda keluar (sign-out slip) yang diletakkan pada guide
catatan keluar (outguide) dan
diarsipkan di tempat catatan keluar. Outguide dan sign-out dikeluarkan dari arsip kalau catatan kembali. Kopi
terakhir requisition bisa disimpan di
bagian Informasi Kesehatan sebagai slip pelacak (‘locator slip’), yang berfungsi sebagai rujukan pada catatan yang
telah dikirim ke area lain di fasilitas namun belum dikembalikan.
Gambar outguide
dan requisition slip
Jadi
penggunaan outguide adalah sebagai petunjuk
keluar dokumen rekam medis yang ditempatkan dalam rak filing. Artinya dokumen
rekam medis tidak boleh keluar dari rak tanpa adanya outguide sebagai “pengganti” rekam medis.
TRACER
Dalam
modul Filing, Tracking and Retention of
Health Records (IFHIMA, 2012), istilah tracer disamakan dengan outguide yaitu alat mengganti catatan
rekam medis yang keluar dari filing. Outguide
terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis outguide tersedia yaitu berupa folder
dengan kantong slip peminjaman atau folder kardus yang juga dapat menyimpan
slip permintaan dan lembar lepas. Istilah tracer sebagai pelacak rekam medis dapat
dilakukan dengan komputerisasi (Automated
tracking systems).
Dalam
perkembangan disain formulir, tracer dapat difungsikan sebagai requisition slip dan outguide untuk
efisiensi. Contoh formulir tracer di
bawah ini.
Gambar Tracer
Tracer tersebut berbahan
tebal misalnya buffalo. Tracer diisi
di pendaftaran pasien, kemudian dikirimkan ke filing, petugas filing mengambil dokumen rekam medis, tracer diselipkan ke rak filing sebagai outguide.
Contoh penempatan outguide pada rak filing
KESIMPULAN
Tracer dan outguide berfungsi untuk melacak
keberadaan rekam medis. Tracer lebih khusus kepada fungsi pelacakan rekam medis
sedangkan outguide lebih khusus kepada petunjuk keluar rekam medis. Outguide
secara fisik adalah “pengganti rekam medis” yang keluar dari rak filing.
Outguide menunjukkan rekam medis sedang dipinjam siapa, unit mana, dan tanggal
berapa dipinjam karena terdapat requisition
slip didalamnya. Formulir tracer dapat juga berfungsi sebagai requisition slip dan outguide.
REFERENSI:
Depkes RI. 1997. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen
Yanmed.
Hatta, G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Yanmed.
Hatta, G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Module
4 – Filing, Tracking and Retention of Health Records, http://ifhima.org/learning-center/
Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians’ Record
Company
