TRACER DAN OUTGUIDE REKAM MEDIS, SAMA ATAU BEDA

TRACER DAN OUTGUIDE REKAM MEDIS, SAMA ATAU BEDA

Tracer dan outguide adalah istilah yang tidak asing lagi dan sering digunakan dalam pekerjaan perekam medis, khususnya di bagian filing. Sedangkan Filing adalah tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Kumpulan lembar-lembar rekam medis pasien yang disatukan dalam folder sering disebut dokumen rekam medis.

Dokumen rekam medis yang telah tersimpan di filing tidak boleh sembarangan keluar atau dipinjam, harus ada prosedur peminjaman dan pengembalian (retrieval) dokumen. Petugas filing menggunakan alat retrieval dengan tracer atau outguide.

Sebenarnya apakah perbedaan antara tracer dan outguide dan bagimana penggunaannya dalam rekam medis.

ASAL KATA DAN PENGGUNAAN KATA TRACER DAN OUTGUIDE

Tracer adalah bahasa inggris yang pertama kali dituturkan di Inggris pada abad pertengahan awal dan saat ini merupakan bahasa yang paling umum digunakan di seluruh dunia. Tracer berasal dari bahasa Inggris (noun) yang berarti seorang investigator yang bekerja untuk mencari orang atau barang yang hilang, atau pengusutan (for a missing person, letter). Contoh penggunaan tracer dalam dunia pendidikan adalah tracer study yaitu pelacakan alumni suatu institusi pendidikan untuk mendapatkan umpan balik lulusan. Penggunaan istilah tracer dalam rekam medis adalah alat yang digunakan untuk menelusuri keberadaan rekam medis, hal ini dilakukan karena rekam medis bisa berpindah-pindah tempat untuk kepentingan pelayanan medis, riset, maupun audit medis.

Outguide dari bahasa Inggris yaitu guide yang artinya petunjuk/pemandu. Outguide berarti alat petunjuk keluar suatu barang. Penggunaan istilah outguide dalam rekam medis adalah alat petunjuk bagi dokumen rekam medis yang keluar dari filing.

APAKAH TRACER DAN OUTGUIDE SAMA?

OUTGUIDE

Dalam  Health Information Management (Huffman, 1994) tidak ditemukan istilah tracer tetapi ada penyebutan outguide. Outguide adalah alat untuk  mengontrol  penggunaan rekam medis. Outguide digunakan untuk mengganti rekam medis yang telah dikeluarkan dari file. Guide ini tetap berada di dalam arsip sampai catatan yang dipinjam telah dikembalikan dan diarsipkan kembali. Bentuk outguide berupa folder atau kartu sign-out dengan kantong untuk menyimpan requisition slip (kartu permintaan rekam medis). Penggunaan outguide bewarna yang kontras dengan dokumen rekam medis untuk membantu petugas dalam menemukan lokasi yang tepat untuk pengarsipan catatan kembali. Karena outguide akan digunakan berulangi-kali, konstruksinya yang kuat. Berikut bentuk requisition slip dan outguide.

Requisition slip adalah formulir permintaan rekam medis yang terdiri dari tiga rangkap. Informasi minimum yang harus ada pada slip ini adalah nama dan nomor catatan medis pasien, unit yang meminjam atau orang yang meminta rekam medis, dan tanggal peminjaman. Kopi pertama dari tiga kopi requisition dilekatkan pada catatan medis ketika dikeluarkan dari arsip. Kopi ini berfungsi untuk menentukan kemana catatan akan dibawa (routing slip). Kopi kedua berfungsi untuk tanda keluar (sign-out slip) yang diletakkan pada guide catatan keluar (outguide) dan diarsipkan di tempat catatan keluar. Outguide dan sign-out dikeluarkan dari arsip kalau catatan kembali. Kopi terakhir requisition bisa disimpan di bagian Informasi Kesehatan sebagai slip pelacak (‘locator slip’), yang berfungsi sebagai rujukan pada catatan yang telah dikirim ke area lain di fasilitas namun belum dikembalikan.

Gambar outguide dan requisition slip

Jadi penggunaan outguide adalah sebagai petunjuk keluar dokumen rekam medis yang ditempatkan dalam rak filing. Artinya dokumen rekam medis tidak boleh keluar dari rak tanpa adanya outguide sebagai “pengganti” rekam medis.

TRACER

Dalam modul Filing, Tracking and Retention of Health Records (IFHIMA, 2012), istilah tracer disamakan dengan outguide yaitu alat mengganti catatan rekam medis yang keluar dari filing. Outguide terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis outguide tersedia yaitu berupa folder dengan kantong slip peminjaman atau folder kardus yang juga dapat menyimpan slip permintaan dan lembar lepas. Istilah tracer sebagai pelacak rekam medis dapat dilakukan dengan komputerisasi (Automated tracking systems).

Dalam perkembangan disain formulir, tracer dapat difungsikan sebagai requisition slip dan outguide untuk efisiensi.  Contoh formulir tracer di bawah ini.

Gambar Tracer

Tracer tersebut berbahan tebal misalnya buffalo. Tracer diisi di pendaftaran pasien, kemudian dikirimkan ke filing, petugas  filing mengambil dokumen rekam medis, tracer diselipkan ke rak filing sebagai outguide.

Contoh penempatan outguide pada rak filing

KESIMPULAN

Tracer dan outguide berfungsi untuk melacak keberadaan rekam medis. Tracer lebih khusus kepada fungsi pelacakan rekam medis sedangkan outguide lebih khusus kepada petunjuk keluar rekam medis. Outguide secara fisik adalah “pengganti rekam medis” yang keluar dari rak filing. Outguide menunjukkan rekam medis sedang dipinjam siapa, unit mana, dan tanggal berapa dipinjam karena terdapat requisition slip didalamnya. Formulir tracer dapat juga berfungsi sebagai requisition slip dan outguide.

REFERENSI:

https://www.artikata.com/arti-188663-tracer.html

https://kamuslengkap.com/kamus/inggris-indonesia/arti-kata/tracer

https://lektur.id/arti-tracer/

https://kamuslengkap.com/kamus/inggris-indonesia/arti-kata/guide

Depkes RI. 1997. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen
Yanmed.
Hatta, G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: UI Press.

Module 4 – Filing, Tracking and Retention of Health Records, http://ifhima.org/learning-center/

Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians’ Record Company