TRACER DAN OUTGUIDE REKAM MEDIS, SAMA ATAU BEDA

TRACER DAN OUTGUIDE REKAM MEDIS, SAMA ATAU BEDA

Tracer dan outguide adalah istilah yang tidak asing lagi dan sering digunakan dalam pekerjaan perekam medis, khususnya di bagian filing. Sedangkan Filing adalah tempat penyimpanan dokumen rekam medis. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Kumpulan lembar-lembar rekam medis pasien yang disatukan dalam folder sering disebut dokumen rekam medis.

Dokumen rekam medis yang telah tersimpan di filing tidak boleh sembarangan keluar atau dipinjam, harus ada prosedur peminjaman dan pengembalian (retrieval) dokumen. Petugas filing menggunakan alat retrieval dengan tracer atau outguide.

Sebenarnya apakah perbedaan antara tracer dan outguide dan bagimana penggunaannya dalam rekam medis.

ASAL KATA DAN PENGGUNAAN KATA TRACER DAN OUTGUIDE

Tracer adalah bahasa inggris yang pertama kali dituturkan di Inggris pada abad pertengahan awal dan saat ini merupakan bahasa yang paling umum digunakan di seluruh dunia. Tracer berasal dari bahasa Inggris (noun) yang berarti seorang investigator yang bekerja untuk mencari orang atau barang yang hilang, atau pengusutan (for a missing person, letter). Contoh penggunaan tracer dalam dunia pendidikan adalah tracer study yaitu pelacakan alumni suatu institusi pendidikan untuk mendapatkan umpan balik lulusan. Penggunaan istilah tracer dalam rekam medis adalah alat yang digunakan untuk menelusuri keberadaan rekam medis, hal ini dilakukan karena rekam medis bisa berpindah-pindah tempat untuk kepentingan pelayanan medis, riset, maupun audit medis.

Outguide dari bahasa Inggris yaitu guide yang artinya petunjuk/pemandu. Outguide berarti alat petunjuk keluar suatu barang. Penggunaan istilah outguide dalam rekam medis adalah alat petunjuk bagi dokumen rekam medis yang keluar dari filing.

APAKAH TRACER DAN OUTGUIDE SAMA?

OUTGUIDE

Dalam  Health Information Management (Huffman, 1994) tidak ditemukan istilah tracer tetapi ada penyebutan outguide. Outguide adalah alat untuk  mengontrol  penggunaan rekam medis. Outguide digunakan untuk mengganti rekam medis yang telah dikeluarkan dari file. Guide ini tetap berada di dalam arsip sampai catatan yang dipinjam telah dikembalikan dan diarsipkan kembali. Bentuk outguide berupa folder atau kartu sign-out dengan kantong untuk menyimpan requisition slip (kartu permintaan rekam medis). Penggunaan outguide bewarna yang kontras dengan dokumen rekam medis untuk membantu petugas dalam menemukan lokasi yang tepat untuk pengarsipan catatan kembali. Karena outguide akan digunakan berulangi-kali, konstruksinya yang kuat. Berikut bentuk requisition slip dan outguide.

Requisition slip adalah formulir permintaan rekam medis yang terdiri dari tiga rangkap. Informasi minimum yang harus ada pada slip ini adalah nama dan nomor catatan medis pasien, unit yang meminjam atau orang yang meminta rekam medis, dan tanggal peminjaman. Kopi pertama dari tiga kopi requisition dilekatkan pada catatan medis ketika dikeluarkan dari arsip. Kopi ini berfungsi untuk menentukan kemana catatan akan dibawa (routing slip). Kopi kedua berfungsi untuk tanda keluar (sign-out slip) yang diletakkan pada guide catatan keluar (outguide) dan diarsipkan di tempat catatan keluar. Outguide dan sign-out dikeluarkan dari arsip kalau catatan kembali. Kopi terakhir requisition bisa disimpan di bagian Informasi Kesehatan sebagai slip pelacak (‘locator slip’), yang berfungsi sebagai rujukan pada catatan yang telah dikirim ke area lain di fasilitas namun belum dikembalikan.

Gambar outguide dan requisition slip

Jadi penggunaan outguide adalah sebagai petunjuk keluar dokumen rekam medis yang ditempatkan dalam rak filing. Artinya dokumen rekam medis tidak boleh keluar dari rak tanpa adanya outguide sebagai “pengganti” rekam medis.

TRACER

Dalam modul Filing, Tracking and Retention of Health Records (IFHIMA, 2012), istilah tracer disamakan dengan outguide yaitu alat mengganti catatan rekam medis yang keluar dari filing. Outguide terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis outguide tersedia yaitu berupa folder dengan kantong slip peminjaman atau folder kardus yang juga dapat menyimpan slip permintaan dan lembar lepas. Istilah tracer sebagai pelacak rekam medis dapat dilakukan dengan komputerisasi (Automated tracking systems).

Dalam perkembangan disain formulir, tracer dapat difungsikan sebagai requisition slip dan outguide untuk efisiensi.  Contoh formulir tracer di bawah ini.

Gambar Tracer

Tracer tersebut berbahan tebal misalnya buffalo. Tracer diisi di pendaftaran pasien, kemudian dikirimkan ke filing, petugas  filing mengambil dokumen rekam medis, tracer diselipkan ke rak filing sebagai outguide.

Contoh penempatan outguide pada rak filing

KESIMPULAN

Tracer dan outguide berfungsi untuk melacak keberadaan rekam medis. Tracer lebih khusus kepada fungsi pelacakan rekam medis sedangkan outguide lebih khusus kepada petunjuk keluar rekam medis. Outguide secara fisik adalah “pengganti rekam medis” yang keluar dari rak filing. Outguide menunjukkan rekam medis sedang dipinjam siapa, unit mana, dan tanggal berapa dipinjam karena terdapat requisition slip didalamnya. Formulir tracer dapat juga berfungsi sebagai requisition slip dan outguide.

REFERENSI:

https://www.artikata.com/arti-188663-tracer.html

https://kamuslengkap.com/kamus/inggris-indonesia/arti-kata/tracer

https://lektur.id/arti-tracer/

https://kamuslengkap.com/kamus/inggris-indonesia/arti-kata/guide

Depkes RI. 1997. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen
Yanmed.
Hatta, G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. Jakarta: UI Press.

Module 4 – Filing, Tracking and Retention of Health Records, http://ifhima.org/learning-center/

Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians’ Record Company

STIKES HAKLI SEMARANG KEMBALI MENGGELAR SEMINAR NASIONAL

STRATEGI PENINGKATAN MUTU INFORMASI KESEHATAN DALAM MENGHADAPI VEDIKA BPJS

STIKES HAKLI Semarang kembali menggelar seminar nasional pada hari Sabtu, 28 Januari 2017 dengan tema “Strategi Peningkatan Mutu Informasi Kesehatan dalam Mendukung Verifikasi di Kantor (Vedika) BPJS”. Sesuai dengan tema tersebut, maka diundang sebagai narasumber dari BPJS yaitu Bp. dr. Handaryo, MM (Kepala BPJS Divre VII), Bp. dr. Rano Indradi Sudra, M.Kes (pakar dan konsultan MIK), dan Bp. Sugiharto, Amd.PK, SKM (Ketua DPD PORMIKI Jateng), dengan moderator Ibu dr. M. Rr. Sri Puji Rahayu (dosen Prodi RMIK Stikes Hakli Semarang). Ketua Seminar, Endah Widaningtyas, SE, M.Kes (Ketua Prodi RMIK STIKES HAKLI) melaporkan bahwa seminar ini dihadiri 385 peserta yang terdiri dari unsur rekam medis rumah sakit, dinas kesehatan, puskesmas, dosen dan pimpinan Perguruan Tinggi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Wacana Verifikasi di Kantor (Vedika) BPJS Menuju Elektronik Claim (e-claim)   Tahun 2020

Acara seminar dibuka oleh Ketua STIKES HAKLI Semarang yaitu Bp. H. Ngestiono, SKM, M.Kes, dilanjutkan dengan sesi pemaparan materi secara panel. Pemateri pertama dari BPJS, dr. Handaryo, MM memaparkan tentang kebijakan vedika BPJS. Sebagai perusahaan asuransi kesehatan besar di Indonesia maka BPJS bertekat untuk terus meningkatan kepuasan peserta dan fasilitas pelayanan kesehatan. Permasalahan yang cukup menyita perhatian adalah lambatnya pencairan klaim dari waktu yang telah ditentukan. Kelengkapan berkas rekam medis dan kurangnya tenaga verifikator menjadi salah satu penyebabnya. Verifikasi di Kantor (Vedika) BPJS menjadi solusi untuk mempercepat proses verifikasi rekam medis. Saat ini telah dilakukan pilot project di beberapa RS. Program ini berhasil mempercepat klaim dan menurunkan berkas rekam medis yang dikembalikan. Vedika adalah transisi menuju eclaim, dimana dengan teknologi informasi akan berperan dalam proses ini. Program Vedika ini menuntut RS untuk lebih meningkatkan manajemen mutu rekam medisnya sebagaimana yang disampaikan pemateri kedua, dr. Rano Indradi Sudra, M.Kes. Permasalahan dalam pendokumentasian rekam medis adalah incomplete, inaccurate, irrelevan, dan intimely. Mutu dokumentasi rekam medis ditentukan dari manajemen, human, dan instrument. Program clinical documentation improvement (CDI) dapat mendorong mutu dokumentasi dengan review rekam medis baik secara concurrent maupun retrospektif. Mutu dokumentasi akan menentukan keakuratan koding.

Akurasi Koding Akan Menentukan Besarnya Klaim Pelayanan Kesehatan.

Pemateri ketiga, Sugiharto, Amd.PK, SKM mengemukakan bahwa besaran klaim sangat ditentukan oleh kode CBG yang merepresentasikan kompleksitas kasus dan sumber daya yang dikeluarkan dalam pelayanan pasien, maka proses koding ini menjadi sangat vital dalam menentukan pendapatan RS. Akurasi koding akan menentukan apakah RS akan menerima reimbursement yang sesuai dengan sumber daya yang dikeluarkan atau tidak. Di sisi lain, ketidaksesuaian koding juga dapat berdampak terhadap pembayaran klaim yang tidak sesuai (kurang/berlebihan) atau dugaan fraud. Cara untuk menentukan mutu koding yaitu dengan melaksanakan audit coding diagnosis/procedure. Evaluasi kualitas data klinis yang tercode dengan mengkomparasi antara informasi yang terkandung di Sistem Administrasi Pasien (PAS) dengan informasi yang terekam di lembar dokumentasi klinik dan di lembar ringkasan keluar (resume akhir) rekam medis-informasi kesehatan pasien. Juga mengevaluasi proses informasi yang terkait di dalam perekaman aktivitas pasien rawat inap yaitu dengan analisis kualitatif. Pada sesi tanya jawab yang dipimpin oleh dr. M. Rr. Sri Puji Rahayu, beberapa peserta menanyakan tentang bagimana mensinkronkan aturan kode penyakit dan tindakan dari ICD dan INA CBGs, dan koder dengan verifikator karena rawan benturan. Pemateri mengemukakan bahwa ada dua macam koding yaitu reimburment dan pelaporan yang perlu dilakukan kesepakatan untuk mencari jalan tengah. Perlu adanya ICD modifikasi untuk menjembatani antara kepentingan RS dan BPJS.

Acara diakhiri dengan pembagian doorprice kepada peserta dan seminar ditutup oleh Ketua STIKES HAKLI Semarang. Acara seminar juga diisi dengan temu alumni STIKES HAKLI Semarang untuk membahas program kerja kedepannya. Alumni HAKLI tersebar di seluruh pelosok negeri dan banyak yang telah bekerja di instansi kesehatan baik dinas kesehatan, rumah sakit, maupun puskesmas. Temu alumni dimaksudkan untuk memperkuat jejaring alumni, untuk mendapatkan umpan balik dari stakeholder dan untuk terus meningkatkan kompetensi lulusan agar dapat bersaing di dunia kerja.